Datenschutz
Datenschutzhinweise gem. Art. 13 DSGVO – Compliance-Hinweisgebersystem
Im Folgenden möchten wir Sie in verständlicher und kompakter Form über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten durch WestLotto im Rahmen des Compliance-Hinweisgebersystems sowie Ihre diesbezüglichen Rechte unterrichten.
Diese Datenschutzhinweise gelten, sobald Sie uns personenbezogene Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems übermitteln. Bitte beachten Sie, dass Sie Hinweise grundsätzlich auch anonym übermitteln können. Jedoch sind nicht alle Kanäle für eine anonyme Mitteilung geeignet.
1. Verantwortlicher. Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die nachfolgend beschriebene Datenverarbeitung ist die Westdeutsche Lotterie GmbH & Co. OHG, Weseler Straße 108-112, 48151 Münster („WestLotto“), E-Mail: info@westlotto.de.
2. Datenschutzbeauftragter. Bei Fragen zum Thema Datenschutz bei WestLotto können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
· per E-Mail: datenschutz@westlotto.de
· per Post: Westdeutsche Lotterie GmbH & Co. OHG
Datenschutz
Weseler Str. 108 – 112
48151 Münster
Die Infrastruktur des Systems, in dem Sie Ihre Meldungen abgeben können, einschließlich Webseiten und Datenbank wird vom Dienstleister iComply GmbH, mit Sitz in 55116 Mainz, Große Langgasse 1A betrieben. WestLotto hat hierzu eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung mit der iComply GmbH geschlossen, die dadurch vertraglich zu strikter Vertraulichkeit und zur Einhaltung sämtlicher datenschutzrechtlicher Anforderungen verpflichtet ist.
3. Datenverarbeitung im Rahmen des Compliance-Hinweisgebersystems.
a. Allgemeine Hinweise. Das Hinweisgebersystem steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie konkrete, begründete Hinweise auf schwere Rechtsverletzungen oder Regelverstöße bei WestLotto haben oder solche vermuten. Das System ist jedoch nicht für Beschwerden oder allgemeine Anfragen geeignet. Hierzu wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice. Auch für Angelegenheiten, die sich lediglich auf die Privatsphäre unserer Mitarbeiter beziehen, ist das Hinweisgebersystem nicht geeignet. Alle Meldungen werden bei uns streng vertraulich behandelt.
b. Anonyme Meldungen. Wir behandeln alle Hinweise und Meldungen streng vertraulich. Grundsätzlich steht Ihnen die Möglichkeit offen, eine entsprechende Meldung anonym zu übermitteln. Wir respektieren dann Ihren Wunsch nach Anonymität. Wir empfehlen Ihnen für eine anonyme Meldung die entsprechende Meldung per Telefon oder über das anonyme Formular auf der Unterseite des WestLotto Compliance-Hinweisgebersystems. Wenn Sie Hinweise anonym mitteilen, bitten wir Sie den Sachverhalt und die festgestellten Rechtsverstöße detailliert zu beschreiben und sofern vorhanden, durch weitere Unterlagen, die Ihren Verdacht stützen, zu untermauern. Denn nur, wenn sich hinreichend konkrete Untersuchungsansätze und Möglichkeiten der Beweisführung ergeben, kann Ihr Hinweis letztlich etwas bewirken.
Bitte beachten Sie, dass im Falle eines Anrufes, eines Telefaxes oder einer E-Mail Ihre Absenderinformationen bzw. die Telefonnummer gesendet und erfasst werden. In Sinne einer anonymen Behandlung Ihrer Meldung werden wir diese Informationen nicht speichern. Sie haben in den Einstellungen Ihres Endgerätes überdies die Möglichkeit zu verhindern, dass Ihre Anrufer-Informationen (z.B. Ihre Telefonnummer) gesendet werden.
Sofern wir im Rahmen anonymer Meldungen personenbezogene Daten (z.B. über am Sachverhalt beteiligte Personen) verarbeiten, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, beruhend auf unserem Interesse an einer effizienten Untersuchung von Hinweisen auf Rechtsverletzungen.
c. Namentliche Meldung. Die Angabe eines Namens und weiterer Kontaktdaten helfen uns jedoch den Sachverhalt effizient zu prüfen und Rückfragen zu klären. Wenn Sie uns persönliche Informationen im Rahmen eines Hinweises mitteilen, verwenden wir Ihre Daten, zur Überprüfung des Sachverhaltes, für etwaige Rückfragen und die Dokumentation des Sachverhaltes und der internen Ermittlungen. Wir geben Ihre Daten zudem gegebenenfalls an Ermittlungsbehörden und die von einer Information betroffenen Person weiter (siehe hierzu sogleich unter d).
Wir benötigen zur Speicherung Ihres Namens, der Kontaktdaten und ggf. weiterer Angaben zu Ihrer Person bei namentlichen Meldungen Ihre Einwilligung. Sie werden daher im Rahmen eines Anrufs oder bei der Erfassung einer namentlichen Meldung über unser Online-Hinweissystem entsprechend um Ihre Einwilligung für die hier beschriebenen Zwecke gebeten. Sie haben jederzeit die Möglichkeit die Einwilligung für die Zukunft zu widerrufen.
Sofern wir im Rahmen anonymer Meldungen personenbezogene Daten der meldenden Person verarbeiten, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
d. Information der von der Meldung betroffenen Personen. Beachten Sie bitte, dass wir von Gesetzes wegen gegebenenfalls dazu verpflichtet sind, den Sachverhalt einschließlich des Namens der meldenden Person an die von der Meldung betroffenen Personen mitzuteilen. Diese Information werden wir in einem zeitlichen Abstand vornehmen, der die möglichen Ermittlungen nicht gefährdet, jedoch die gesetzlichen Fristen nicht überschreitet. Sollten Sie Ihre Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Angaben zu Ihrer Identität erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Sollte zum Zeitpunkt des Widerrufs noch keine Information der von der Meldung betroffenen Personen erfolgt sein, werden wir Ihre Identität nicht preisgeben und die Meldung umgehend anonymisieren.
4. Dauer der Datenspeicherung. Meldungen, die nicht der Zuständigkeit des Compliance-Beauftragten unterliegen, werden nach Möglichkeit intern an die zuständige Stelle weitergeleitet und unterliegen dann ggf. den weiteren gesetzlichen Löschfristen. Sollte eine Weiterleitung nicht möglich sein oder sollten die Hinweise Sachverhalte betreffen, für die das Compliance-Hinweisgebersystem nicht vorgesehen ist, wird die Meldung unmittelbar nach der Sichtung gelöscht.
Meldungen, die Grundlage für interne Ermittlungen bilden, werden ein Jahr nach Abschluss der Ermittlung gelöscht. Falls ein Hinweis Grundlage für eine strafrechtliche Ermittlung darstellt, speichern wir die Daten bis zum Abschluss des Verfahrens und darüber hinaus für den Zeitraum aus Nachweisgründen, der sich aus der Verjährung der jeweiligen Straftat ergibt.
5. Empfänger. Zur Verfolgung von Straftaten kann es vorkommen, dass wir personenbezogene Daten der von der Meldung betroffenen Personen sowie im Falle von namentlichen Meldungen auch Angaben der meldenden Person an Ermittlungsbehörden weitergeben.
Aufgrund der gesetzlichen Informationspflichten benachrichtigen wir von der Meldung betroffene Personen über den zu ihrer Person erfassten Sachverhalt. Gegenstand dieser Information ist auch die Identität der meldenden Person.
Darüber hinaus werden Ihre Daten grundsätzlich ausschließlich von WestLotto verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmen betreffen die Fälle, in denen der Gesetzgeber die Weitergabe der Daten verlangt oder vorsieht (z.B. im Rahmen einer Steuerprüfung durch die Finanzbehörden, im Rahmen des Geldwäschegesetzes oder im Rahmen einer Strafverfolgung).
In bestimmten Fällen ist die Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erforderlich, um Ihre oder unsere Interessen zu wahren oder unsere vertraglichen Pflichten zu erfüllen. Eine solche Weitergabe erfolgt insbesondere, wenn wir externe Dienstleister einsetzen. In diesen Fällen ist der Dienstleister weisungsgebunden und erhält Daten nur in dem Umfang und für den Zeitraum, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist.
6. Ihre Rechte. Ihnen steht jederzeit das Recht zu, eine Übersicht der über Ihre Person gespeicherten Daten zu verlangen. Falls bei uns gespeicherte Daten falsch oder nicht mehr aktuell sein sollten, haben Sie das Recht diese Daten berichtigen zu lassen. Sie können außerdem die Löschung Ihrer Daten verlangen. Sollte die Löschung aufgrund anderer Rechtsvorschriften nicht möglich sein, werden die Daten gesperrt, so dass Sie nur noch für diesen gesetzlichen Zweck verfügbar sind. Sie können die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerdem einschränken lassen, wenn z.B. die Richtigkeit der Daten von Ihrer Seite angezweifelt wird. Ihnen steht das Recht auf Datenübertragbarkeit zu, d.h. dass wir Ihnen auf Wunsch eine digitale Kopie der von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten zukommen lassen.
Sie haben auch das Recht, sich bei der für WestLotto zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44,40102 Düsseldorf). Sie können sich auch an die Datenschutzbehörde an Ihrem Wohnort wenden, die Ihr Anliegen dann an die zuständige Behörde weiterleiten wird.
Widerrufs- und Widerspruchsrecht. Sie haben gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen und uns Gründe zu nennen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben und die Ihrer Meinung nach für ein Überwiegen Ihrer schutzwürdigen Interessen sprechen.
Möchten Sie von Ihren hier erläuterten Rechten Gebrauch machen, genügt jederzeit eine formlose Mitteilung an die an die oben genannten Kontaktdaten. Verwenden Sie zum Widerruf einer zuvor erteilten Einwilligung bitte möglichst denselben Eingangskanal (z.B. E-Mail oder Telefon).
Stand: 08.03.2022
Version: DS-COMPLIANCE-1.2